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项目管理者联盟PMP培训 >> PMP百科知识

PMP之项目团队管理

    天时、地利、人和一直被认为是成功的三大因素。其中,“人和”是主观因素,就显得更为重要。比如,在足球比赛中,主场球迷甚至可以被视为主队又多了一名队员。在项目管理中“人”的因素也极为重要,因为项目中所有活动均是由人来完成的。如何充分发挥“人”的作用,对于项目的成败起着至关重要的作用。

  项目人力资源管理中所涉及的内容就是如何发挥“人”的作用。它包括组织计划编制、人员募集和团队建设三部分。

  排兵布阵

  组织计划编制也可以看作战场上的“排兵布阵”,就是确定、分配项目中的角色、职责和回报关系。在进行组织计划编制时,我们需要参考资源计划编制中的人力资源需求子项,还需要参考项目中各种汇报关系(又称为项目界面),如:组织界面、技术界面、人际关系界面等。一般采用的方法包括:参考类似项目的模板、人力资源管理的惯例、分析项目干系人的需求等。

  组织计划编制完成后将明晰以下几方面任务:

  1、角色和职责分配。项目角色和职责在项目管理中必须明确,否则容易造成同一项工作没人负责,最终影响项目目标的实现。为了使每项工作能够顺利进行,就必须将每项工作分配到具体的个人(或小组),明确不同的个人(或小组)在这项工作中的职责,而且每项工作只能有唯一的负责人(或小组)。同时由于角色和职责可能随时间而变化,在结果中也需要明确这层关系。表示这部分内容最常用的方式为:职责分配矩阵(RAW),示例参见图1。对于大型项目,可在不同层次上编制职责分配矩阵(RAW)。

  2、人员配备管理计划。它主要描述项目组什么时候需要什么样的人力资源。为了清晰地表明此部分内容,我们经常会使用资源直方图,如图2所示。在此图中明确了高级设计者在不同阶段所需要的数目。
  
  由于在项目工作中人员的需求可能不是很连续或者不是很平衡,容易造成人力资源的浪费和成本的提高。例如:某项目现有15人,设计阶段需要10人;审核阶段可能需要1周的时间,但不需要项目组成员参与;编码阶段是高峰期,需要20人,但在测试阶段只需要8人。如果专门为高峰期提供20人,可能还需要另外招聘5人,并且这些人在项目编码阶段结束之后,会出现没有工作安排的状况。为了避免这种情况的发生,通常会采用资源平衡的方法,将部分编码工作提前到和设计并行进行,在某部分的设计完成后立即进行评审,然后进行编码,而不需要等到所有设计工作完成后再执行编码工作。这样将工作的次序进行适当调整,削峰填谷,形成人员需求的平衡,会更利于降低项目的成本,同时可以降低人员的闲置时间,以防止成本的浪费。

  3、组织机构图。它是项目汇报关系的图形表示,主要描述团队成员之间的工作汇报关系。

  招兵买马

  在确定了项目组什么时候需要什么样的人员之后,需要做的就是确定如何在合适的时间获得这些人员,或者说开始“招兵买马”,这就是人员募集要做的工作。人员募集需要根据人员配备管理计划以及组织当前的人员情况和招聘的惯例来进行。项目中有些人员是在项目计划前就明确下来的,但有些人员需要和组织进行谈判才能够获得,特别是对于一些短缺或特殊的资源,可能每个项目组中都希望得到,如何使你的项目组能够顺利得到,就需要通过谈判来实现。谈判的对象可能包括职能经理和其他项目组的成员。另外有些人员可能组织中没有或无法提供,这种情况下就需要通过招聘来获得。

  结束这部分工作后,我们就会得到项目团队清单和项目人员分配。

  团结就是力量

  项目团队是由项目组成员组成的、为实现项目目标而协同工作的组织。项目团队工作是否有效也是项目成功的关键因素,任何项目要获得成功就必须有一个有效的项目团队。

  团队建设涉及到很多方面的工作,如:项目团队能力的建设、团队士气的激励、团队成员的奉献精神等。团队成员个人发展是项目团队建设的基础。

  通常情况下,项目团队成员既对职能经理负责,又对项目经理负责,这样项目团队组建经常变得很复杂。对这种双重汇报关系的有效管理经常是项目成功的关键因素,也是项目经理的重要责任。

  进行项目团队建设我们通常会采用以下几种方式:

  团队建设活动 团队建设活动包括为提高团队运作水平而进行的管理和采用的专门的、重要的个别措施。例如:在计划过程中由非管理层的团队成员参加,或建立发现和处理冲突的基本准则;尽早明确项目团队的方向、目标和任务,同时为每个人明确其职责和角色;邀请团队成员积极参与解决问题和做出决策;积极放权,使成员进行自我管理和自我激励;增加项目团队成员的非工作沟通和交流的机会,如工作之余的聚会、郊游等,提高团队成员之间的了解和交流。这些措施作为一种间接效应,可能会提高团队的运作水平。团队建设活动没有一个确定的定式,主要是根据实际情况进行具体的分析和组织。

  绩效考核与激励 它是人力资源管理中最常用的方法。绩效考核是通过对项目团队成员工作业绩的评价,来反映成员的实际能力以及对某种工作职位的适应程度。激励则是运用有关行为科学的理论和方法,对成员的需要予以满足或限制,从而激发成员的行为动机,激发成员充分发挥自己的潜能,为实现项目目标服务。

  集中安排 集中安排是把项目团队集中在同一地点,以提高其团队运作能力。由于沟通在项目中的作用非常大,如果团队成员不在相同的地点办公,势必会影响沟通的有效进展,影响团队目标的实现。因此,集中安排被广泛用于项目管理中。例如,设立一个“作战室”,队伍可在其中集合并张贴进度计划及新信息。在一些项目中,集中安排可能无法实现,这时可以采用安排频繁的面对面的会议形式作为替代,以鼓励相互之间的交流。

  培训 培训包括旨在提高项目团队技能的所有活动。培训可以是正式的(如教室培训、利用计算机培训)或非正式的(如其他队伍成员的反馈)。如果项目团队缺乏必要的管理技能或技术技能,那么这些技能必须作为项目的一部分被开发,或必须采取适当的措施为项目重新分配人员。培训的直接和间接成本通常由执行组织支付。

  在项目的人力资源管理中,团队建设的效果会对项目的成败起到很大的作用,特别是某些较小的项目,项目经理可能是由技术骨干转换过来的,对于团队建设和一般管理技能掌握得不是很多,经常容易造成团队成员之间的关系紧张,最终影响项目的实施。这就更加需要掌握更多的管理知识以适应项目管理的需要。

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